FMIPA / Fakultas / Profil / SMM ISO 9001:2015

SMM ISO 9001:2015

Untuk mendukung penerapan Sistem Manajemen Mutu secara efektif, pimpinan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, menetapkan fungsi Unit Pengelola Sistem Manajemen Mutu, sebagai berikut:

Pada Tingkat Fakultas

  • Membentuk Unit Penjamin Mutu, yang terdiri atas Wakil Manajemen tingkat Fakultas (Wakil Dekan Akademik Fakultas) dan Pengendali Dokumen, serta perangkatnya.
  • Menetapkan Pengelola Audit Internal yang terdiri atas Koordinator Auditor Internal dan Auditor Internal.

Pada Tingkat Departemen

  • Membentuk Unit Kendali Mutu yang terdiri atas Wakil Manajemen Tingkat Departemen (Sekretaris Departemen) dan Pengendali Dokumen, serta perangkatnya.
  • Menetapkan Pengelola Audit yang terdiri atas Koordinator Auditor Internal dan Auditor Internal.

Mulai tahun 2014 FMIPA IPB mulai menerapkan metode Plan-Do-Check-Act untuk mendefinisikan, menerapkan, dan mengendalikan tindakan korektif dan perbaikan pelayanan akademik fakultas dan proses pembelajaran di Departemen Statistika, Departemen Biologi, Departemen Ilmu Komputer, dan Departemen Biokimia. Untuk itu FMIPA IPB mengajukan Aplikasi Penyusunan dan Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 ke Sucofindo International Certification Services (Sucofindo ICS) melalui Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB. Pada awal tahun 2015 FMIPA IPB telah memperoleh sertifikat SMM ISO 9001:2008 yang dikeluarkan oleh badan sertifikasi Sucofindo ICS. Dengan diperolehnya sertifikat ISO ini maka Sucofindo ICS melakukan kegiatan pemantauan (surveillance) penerapan SMM ISO yang dilakukan setahun sekali.

Pada tahun 2015, SMM ISO 9001:2008 dinyatakan tidak berlaku lagi dan telah ditetapkan beralih ke SMM ISO 9001:2015. Selanjutnya, sejalan dengan perkembangan yang terjadi dan agar semua departemen memenuhi sertifikasi SMM ISO, maka FMIPA IPB melakukan pengajuan baru untuk sertifikasi SMM ISO 9001:2015 dengan mengikutsertakan seluruh departemen di FMIPA IPB. Pada dasarnya ISO 9001:2015 hampir sama dengan ISO 9001:2008. Perbedaan yang paling mencolok ialah bahwa pada SMM ISO 9001:2015 terdapat penekanan yang besar pada aspek manajemen resiko.

Ruang Lingkup SMM ISO

Ruang lingkup yang dicakup dalam SMM ISO 9001:2015 adalah Layanan Akademik dan Proses Pembelajaran di delapan departemen di FMIPA, yaitu di Departemen Statistika, Departemen Biologi, Departemen Ilmu Komputer, dan Departemen Biokimia, serta di Departemen Geofisika dan Meteorologi, Departemen Matematika, Departemen Kimia, dan Departemen Fisika.

FMIPA IPB berpendapat bahwa semua departemen di lingkungan FMIPA harus mempunyai sertifikasi SMM ISO. Pertimbangannya ialah bahwa populasi stakeholder yang harus dilayani fakultas dan departemen semakin meningkat sehingga memerlukan penanganan yang tepat waktu dan tepat sasaran. Selain itu, penerapan SMM ISO 9001:2015 secara bertahap diarahkan untuk melatih setiap personel di fakultas dan di departemen agar terbiasa bekerja secara sistemik dan sistematik dengan tetap memperhatikan layanan mutu dan proses pembelajaran yang berkualitas. Perubahan mind set untuk bekerja secara prima tidak dapat dilakukan secara instan karena memerlukan proses yang panjang.

Tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan SMM ISO 9001:2015 di FMIPA IPB adalah:

  1. Memberikan perubahan yang positif terhadap budaya mutu yang berorientasi pada pelayanan prima untuk pelanggan (stakeholder) FMIPA IPB.
  2. Meningkatkan kepuasan pelanggan.
  3. Meningkatkan citra organisasi.
  4. Meningkatkan kualitas dan produktivitas organisasi melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik.
  5. Sistem pengendalian yang konsisten.
  6. Operasi internal organisasi yang lebih baik.
  7. Kejelasan peran dan tanggung-jawab serta meningkatkan disiplin kerja.
  8. Melakukan perbaikan Pelayanan Akademik dan Proses Pembelajaran Program Sarjana secara berkelanjutan.

Secara khusus, FMIPA IPB telah membuat Pedoman Mutu sebagai panduan untuk mencapai Sasaran Mutu yang ditetapkan dalam prosedur operasional baku (POB). Setiap POB yang disusun mencakup antara lain:

  1. Tujuan yang ingin dicapai dari penerapan POB yang dibuat/ditetapkan tersebut.
  2. Ruang Lingkup penerapan POB yang ditetapkan.
  3. Pengertian/definisi menjelaskan istilah-istilah atau singkatan yang terdapat dalam POB tersebut.
  4. Referensi, yaitu merupakan dokumen lain yang terkait atau rujukan yang terkait dengan penerapan POB yang ditetapkan tersebut.
  5. Ketentuan Umum atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat menjalankan POB tersebut secara efektif.
  6. Rincian Prosedur dalam bentuk bagan alir (flow chart) dan penjelasan prosedur.
  7. Daftar Dokumen Pendukung (formulir/format yang digunakan) yang digunakan dalam menjalankan POB tersebut.
  8. Lampiran formulir untuk mencatat rekaman mutu.

Dalam penyusunan berbagai dokumentasi SMM, fakultas dan semua departemen di FMIPA IPB melakukan pendekatan proses, yang mencakup tahapan berikut: (A) identifikasi proses, (B) perencanaan proses, (C) implementasi dan pengukuran proses, (D) analisis proses, serta (E) tindakan korektif dan perbaikan. Secara lebih detailnya, FMIPA IPB melakukan tahapan kegiatan seperti dijelaskan pada paragraf-paragaf berikut:

  1. Identifikasi proses
    • Mendefinisikan tujuan (purpose) dari organisasi.
    • Mendefinisikan kebijakan dan tujuan (objective) organisasi.
    • Menentukan berbagai proses dalam organisasi.
    • Menentukan urutan proses.
    • Mendefinisikan pemilik proses.
    • Mendefinisikan dokumentasi proses.
  2. Perencanaan Proses
    • Mendefinisikan rangkaian aktivitas yang terdapat dalam suatu proses.
    • Mendefinisikan keperluan monitoring dan pengukurannya.
    • Mendefinisikan sumberdaya yang diperlukan.
    • Verifikasi proses terhadap tujuan yang telah direncanakan.
  3. Implementasi dan Pengukuran Proses
    • Menerapkan setiap proses dan aktivitas yang terkandung dalam suatu proses sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
    • Apabila perlu, kembangkan implementasi yang juga mencakup: komunikasi, penyadaran (awareness), training, perubahan manajemen, pelibatan manajemen, serta review aktivitas yang bisa diterapkan.
    • Menerapkan kendali/kontrol dan melaksanakan monitoring dan pengukurannya sesuai rencana yang telah ditetapkan.
  4. Analisis Proses
    • Analisis dan evaluasi hasil monitoring dan data pengukuran yang diperoleh agar kinerja proses dapat dikuantifikasi.
    • Apabila diperlukan maka digunakan metode statistika.
    • Membandingkan hasil kinerja proses dengan kebutuhan proses yang telah didefinisikan. Hal ini dilakukan agar efektivitas dan efiesiensi proses serta kebutuhan tindakan korektif yang perlu dilakukan dapat diketahui.
    • Berdasarkan hasil analisis proses, lakukan idenfitikasi proses yang berpeluang untuk ditingkatkan.
    • Laporan kinerja proses untuk top manajemen dan pihak lain dalam organisasi yang relevan sesuai keperluan.
  5. Tindakan Korektif dan Perbaikan
    • Saat tindakan korektif diperlukan, maka metode tindakan korektif dimaksud harus didefinisikan, mencakup identifikasi dan eliminasi penyebab masalah (misal, error, defek, atau kendali proses tidak memadai). Efektivitas dari tindakan yang dilakukan juga perlu direview. Artinya, diterapkan tindakan korektif dan verifikasi efektivitasnya dibandingkan dengan rencananya.
    • Saat keluaran dari rencana proses dicapai dan persyaratannya juga terpenuhi, organisasi selanjutnya fokus pada tindakan untuk meningkatkan kinerja proses ke level yang lebih tinggi. Ini dilakukan secara kontinyu.
    • Metode perbaikan/peningkatan kinerja harus didefinisikan dan diterapkan (contoh peningkatan diantaranya yaitu: penyederhanaan proses, peningkatan efisiensi, perbaikan efektivitas, reduksi waktu siklus proses). Setelah itu dilakukan verifikasi efektivitas dari perbaikan/ peningkatan.
    • Analisis resiko bisa diterapkan untuk mengidentifikasi potensi masalah. Akar permasalahan dari potensi masalah harus diidentifikasi dan dieliminasi, juga mencegah kejadian serupa terjadi pada proses-proses yang lain.

Organisasi SMM ISO

Organisasi pengelolaan ISO SMM di FMIPA disahkan melalui dua Surat Keputusan (SK) Dekan FMIPA IPB. Pertama, SK Nomor 10.2/IT3.7/KP/2014 tanggal 1 April 2014 tentang Penunjukan Pengelola SMM ISO 9001:2008. Sedangkan SK yang kedua No. 2478/IT3.7/PP/2016 tanggal 11 Mei 2016 diterbitkan untuk Penunjukkan Pengelola SMM ISO 9001:2015. Pada dasarnya kedua SK tersebut menetapkan:

  1. Struktur Organisasi SMM FMIPA IPB.
  2. Nama-nama Pejabat yang Ditetapkan sebagai Pengelola SMM FMIPA IPB termasuk para Auditor Internal di lingkup fakultas dan departemen.
  3. Tugas dan Tanggung Jawab Wakil Manajemen dalam Penerapan SMM ISO di lingkup fakultas dan departemen.
  4. Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen dalam Penerapan SMM ISO di lingkup fakultas dan departemen.
  5. Tugas dan Tanggung Jawab Pengelola Audit Internal di lingkup fakultas dan departemen.
Struktur Organisasi SMM

Implementasi SMM ISO 9001:2015

Implementasi SMM ISO diawali dengan memodifikasi Pedoman Mutu yang dikembangkan saat SMM ISO 9001:2008 yang disesuaikan agar selaras dengan SMM ISO 9001:2015. Pada dasarnya Pedoman Mutu diarahkan agar memenuhi persyaratan sebagai berikut:

  1. Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk penjelasannya.
  2. Proses-proses yang dilakukan untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan dan interaksinya.
  3. Analisis Resiko yang menjadi ciri khas dari SMM ISO 9001:2015.
  4. Referensi ke prosedur yang terdokumentasi.

Tahapan implementasi dimaksud adalah sebagai berikut ini:

  1. Identifikasi Prosedur
    Di level fakultas, prosedur yang berhasil diidentifikasi berbagai POB yang dikelompokkan menurut Sistem Manajemen Mutu, Akademik, Tata Usaha dan Kepegawaian, serta Sarana dan Prasarana. Di level departemen, prosedur yang berhasil diidentifikasi dinyatakan sebagai POB teknis yang dikelompokkan menurut Sistem Manajemen Mutu, Bagian/Divisi, Akademik dan Kemahasiswaan, serta Tata Usaha dan Kepegawaian. POB yang berada di level fakultas berlaku menjadi POB standar, artinya juga berlaku di level departemen. Sedangkan POB teknis di setiapdepartemen di FMIPA dapat berbeda satu sama lain berdasarkan keunikan karakteristik di departemen tersebut. Secara garis besar POB level fakultas adalah seperti dijelaskan berikut ini.

    1. Sistem Manajemen Mutu
      • POB/FMIPA/01 Pengendalian Dokumen dan Data
      • POB/FMIPA/02 Pengendalian Rekaman
      • POB/FMIPA/03 Audit Internal
      • POB/FMIPA/04 Pengendalian Produk Tidak Sesuai
      • POB/FMIPA/05 Tindakan Perbaikan
      • POB/FMIPA/06 Tindakan Pencegahan (tidak berlaku untuk SMM ISO 9001:2015)
      • POB/FMIPA/07 Tinjauan Manajemen
      • POB/FMIPA/08 Pengukuran Kepuasan Pelanggan
    2. Akademik
      • POB/FMIPA/09 Surat Keterangan
      • POB/FMIPA/10 Surat Cuti Akademik
      • POB/FMIPA/11 Surat Aktif Kembali
      • POB/FMIPA/12 Pengajuan Sidang Komisi Pascasarjana
      • POB/FMIPA/13 Surat Undur Diri
      • POB/FMIPA/14 Perpanjangan Studi
      • POB/FMIPA/15 Surat Keterangan Lulus
      • POB/FMIPA/16 Surat Percepatan Ijazah
      • POB/FMIPA/17 Legalisir
    3. Tata Usaha dan Kepegawaian
      • POB/FMIPA/18 Pelayanan Surat Masuk
      • POB/FMIPA/19 Pelayanan Surat Masuk Di Luar Pimpinan
      • POB/FMIPA/20 Pelayanan Surat Keluar
      • POB/FMIPA/21 pelayanan Pengelolaan Konten Website FMIPA
      • POB/FMIPA/22 Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, Taspen, dan Askes
      • POB/FMIPA/23 Penyusunan DP3 Tenaga Kependidikan FMIPA
      • POB/FMIPA/24 Penyusunan DP3 Kepala Tata Usaha di Lingkungan FMIPA
      • POB/FMIPA/25 Penyusunan DP3 Ketua Departemen, Sekdep, dan Wakil Dekan
      • POB/FMIPA/26 Kenaikan Pangkat Tenaga Kependidikan
      • POB/FMIPA/27 Pelayanan Cuti
      • POB/FMIPA/28 Pensiun
      • POB/FMIPA/29 Pengembangan SDM
      • POB/FMIPA/30 Kenaikan Pangkat dan/atau Jabatan Tenaga Pendidik
    4. Sarana Prasarana
      • POB/FMIPA/31 Pelayanan Kerbersihan Umum Fakultas
      • POB/FMIPA/32 Pengadaan Sarana dan Prasarana
      • POB/FMIPA/33 Pemutakhiran Daftar Inventaris Ruangan
      • POB/FMIPA/34 Pemeliharaan Rutin Sarana Prasarana
      • POB/FMIPA/35 Perbaikan Sarana Prasarana
      • POB/FMIPA/36 Penghapusan Sarana Prasarana
      • POB/FMIPA/37 Tanggap Darurat
      • POB/FMIPA/38 Penggunaan Ruangan
  2. Penyusunan Dokumentasi SMM
    Penyusunan berbagai dokumentasi SMM didesain sedemikian rupa agar memenuhi persyaratan:

    1. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang terdokumentasi
    2. Pedoman Mutu
    3. Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh Standard ISO 9001:2015
    4. Prosedur/dokumen/form yang dibutuhkan oleh fakultas dan departemen untuk memastikan keefektifan perencanaan operasi serta pengontrolan setiap proses
    5. Rekaman mutu yang disyaratkan oleh standar ISO 9001:2015
  3. Review Dokumen
    Review dokumen difokuskan pada bagan alir proses (BAP) yang terdapat dalam setiap POB. Dasar pemikirannya ialah memastikan bahwa logika bisnis proses yang telah disusun adalah sesuai dengan realita yang dilakukan dalam praktik sehari-hari namun tetap memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2015.
  4. Pengukuran Kepuasan Pelanggan
    Pengukuran Kepuasan Pelanggan dilakukan setiap akhir bulan. Tingkat kepuasan pelanggan yang belum memenuhi harapan pelanggan dijadikan dasar untuk melakukan perbaikan layanan. Pada dasarnya aspek yang diperhatikan oleh pelanggan diantaranya mencakup: (i) keramahan dalam pelayanan dan komunikatif, (ii) kecepatan dalam proses pelayanan, dan (iii) kenyamanan ruangan dan fasilitas.
  5. Internal Audit
    Untuk memastikan bahwa penerapan SMM ISO tetap dilakukan sepanjang tahun akademik maka dilakukan kegiatan audit internal oleh para Auditor FMIPA dengan mengacu pada Prosedur Operasional Baku Audit Internal POB/FMIPA/03, yaitu: (1) Program Audit Internal (FRM/FMIPA 03.01); (2) Jadwal Audit (FRM/FMIPA 03.02); (3) Form Surat Pemberitahuan Audit (FRM/FMIPA 03.03); (4) Checklist Audit Internal (FRM/FMIPA 03.04); (5) Laporan Audit Internal (FRM/FMIPA 03.05); (6) Laporan Observasi (FRM/FMIPA 03.06); (7) Laporan Tindakan Perbaikan (FRM/FMIPA 03.07); (8) Laporan Pemantauan Tindakan Perbaikan (FRM/FMIPA 03.08); (9) Laporan Komprehensif Pelaksanaan Audit Internal (FRM/FMIPA.03.09). Para auditor internal sebelumnya telah dilatih dan sudah memiliki sertifikat sebagai Auditor SMM ISO. Pelatihan telah diberikan oleh Ir. Hasan Asyari dari PT Optima Development Services – Management Development Consultant and Training. Para Auditor Internal berasal dari seluruh departemen di lingkungan FMIPA, yaitu:

    1. Departemen Statistika: Agus Mohamad Soleh, SSi, MT; Dr. Ir. Erfiani, M.Si. Ir. Aam Alamudi, MS.
    2. Departemen Biologi: Dr. Ir. Hamim, M.Si.; Dr. Dra. Nunik S. Ariyanti, M.Si.; Dr. Ir. Ence Darmo Jaya Supena, M.Si.; Dr. Ir. Aris Tjahjoleksono, DEA
    3. Departemen Geofisika dan Meteorologi: Dr. Suryani; Ana Turyanti, S.Si., MT
    4. Departemen Kimia: Dr. Tetty Kemala; Dr. Eti Rohaeti, MS
    5. Departemen Matematika: Dr. Ir. Sri Nurdiati, M.Sc.; Dr. Ir. Hadi Sumarno, MS; Dr. Ir. Fahren Bukhari, M.Sc.; Dr. Paian Sianturi; Dr. Ir. I Gusti Putu Purnaba, DEA
    6. Departemen Ilmu Komputer: Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc; Dr. Sri Wahjuni, MT; M. Asyhar Agmalaro, S.Si., MSi; Dr. Yani Nurhadryani, SSi, MT
    7. Departemen Fisika: Dr. Kiagus Dahlan; Dr. Charlena, MS; Dr. Mersi Kurniati, S.Si., M.Si.; Dr. Ir. Irzaman, M.Si.
    8. Departemen Biokimia: Dr. Ir. Akhmad Edang Zaenal Hasan, M.Si.; Dr. Mega Safitri, S.Si., M.Si.; drh. Sulistiyani, M.Sc., Ph.D; Dr. Ir. Sri Listiyowati, M.Si.
  6. Tinjauan Manajemen
    Kegiatan Tinjauan Manajemen dilakukan dengan mengikuti acuan yang terdapat pada Prosedur Operasional Baku Management Review (Kaji Ulang Manajemen) POB/FMIPA/07. Agenda yang dibahan dalam kaji ulang meliputi:

    1. Hasil audit internal.
    2. Hasil pengukuran kepuasan pelanggan, umpan balik dan keluhan pelanggan.
    3. Kinerja kegiatan fakultas dan Departemen di FMIPA IPB dan kesesuaian hasil kegiatan dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
    4. Status tindakan perbaikan.
    5. Hasil kaji ulang sebelumnya.
    6. Perubahan yang dapat mempengaruhi SMM.
    7. Usulan penyempurnaan penerapan SMM.
  7. Eksternal Audit
    Tahapan terakhir dari implementasi SMM ISO kegiatan ialah Eksternal Audit yang dilakukan oleh lembaga pemberi sertifikasi SMM ISO. FMIPA IPB bersama dengan Kantor Manajemen Mutu IPB biasanya mengajukan aplikasi ke Sucofindo ICS. Eksternal audit dilakukan pada saat awal pengajuan aplikasi SMM ISO serta setiap tahun saat dilakukan surveillance terhadap sertifikasi yang telah diperoleh.