FMIPA / Rapat Koordinasi KTU Bulan April

Rapat Koordinasi KTU Bulan April

BOGOR (17/4) – Mengambil tempat di Ruang Sidang Utama Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Institut Pertanian Bogor (IPB), para Kepala Tata Usaha (KTU) Departemen di lingkungan FMIPA IPB, dipimpin oleh KTU Dekanat FMIPA, mengadakan┬áRapat Koordinasi KTU. Adapun 3 (tiga) hal yang menjadi pembahasan dalam Rakor KTU April tersebut adalah sebagi berikut:

  1. Persiapan Waste Management System.
  2. Persiapan Audit Kebersihan.
  3. Pengelolaan Arsip.

Berikut adalah lampiran Risalah Rapat Koordinasi KTU yang disusun pada Selasa, 17 April 2018, pukul 09.00 – 12.00 di Ruang Sidang Utama FMIPA IPB:

Persiapan Waste Management System:

  • Fakultas sudah menyampaikan permohonan penyediaan tambahan tong sampah yang mempermudah implementasi Waste Management System ke Biro Umum, namun belum ada kepastian persetujuan.
  • Pada tanggal 23-30 April 2018 akan diadakan kegiatan pendataan timbulan sampah pada tiap titik penampungan sampah.
  • Setiap unit kerja agar dapat memfasilitasi implementasi Waste Management System dengan menyediakan tambahan perangkat yang diperlukan, seperti trash bag, tong sampah dan hal lainnya.
  • Sampah yang dibuang ke tempat penampungan sampah agar sudah terpilah antara organik dan anorganik dalam trash bag yang dilabeli tulisan organik atau anorganik.
  • Akan diadakan sosialisasi kepada semua petugas kebersihan di FMIPA (STK=1, GFM=2, BIO=4, KIM=4, MAT=2, ILKOM=3, FIS=3, Dekanat=8) untuk implementasi Waste Management System.

Persiapan Audit Kebersihan:

  • Akan diadakan kegiatan kerja bakti bersama tiap unit kerja, pelaksanaan audit kebersihan (lomba kebersihan) dilaksanakan pada minggu kedua bulan Mei 2018.
  • Tim auditor kebersihan pada tiap unit kerja:
    • Dekanat: oleh KTU STK dan KTU GFM
    • Statistika: oleh KTU BIO dan KTU KIMIA
    • Geomet: oleh KTU MAT dan KTU ILKOM
    • Biologi: oleh KTU FISIKA dan KTU BIK
    • Kimia: oleh KTU BIK dan KTU FMIPA
    • Matematika: oleh KTU ILKOM dan KTU FIS
    • Ilkom: oleh KTU KIMIA dan KTU MAT
    • Fisika: oleh KTU GFM dan KTU BIO
    • Biokimia: oleh KTU FMIPA dan KTU STK
  • Penilaian kebersihan tiap area dilakukan secara sampling dengan jumlah lokasi yang sudah ditentukan.
  • Tiap unit kerja sudah menyampaikan daftar cacah ruang kepada auditor sebelum proses audit.
  • Laporan hasil audit disampaikan pada tanggal yang sama saat audit kepada auditi (sekdep/wadek) untuk ditanggapi dan ditandatangani.
  • Auditi harus sudah menanggapi dan menandatangani hasil audit 1 hari setelah proses audit.
  • Auditor menyampaikan hasil audit (beserta lampirannya) yang sudah ditandatangani auditor dan auditi kepada KTU FMIPA.

Pengelolaan Arsip:

  • Mutasi retensi arsip dilaksanakan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) IPB.
  • Diusulkan untuk permohonan pengadaan alat pengancur arsip dengan kapasitas lebih besar kepada Birum untuk dapat digunakan oleh unit-unit yang ada di FMIPA.
  • Diharapkan setiap unit kerja dapat melakukan digitalisasi arsip.
  • Bagi unit kerja yang belum mempunyai Sistem Informasi Pengelolaan Arsip digital dapat menggunakan Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMARSIP) yang sudah dibuat oleh fakultas. Unit kerja yang sudah menggunaan SIMARSIP secara aktif adalah Fisika dan Statistika.
  • Usulan agar ada tambahan fitur pada aplikasi SIMARSIP, yaitu ada informasi lokasi arsip.
  • Jika diperlukan akan dilaksanakan sosialisasi dan pelatihan penggunaan SIMARSIP.